7 شگردِ مدیریت زمان برای مدیران و آرایشگران سالن‌های زیبایی

نه می‌توان به گذشته برگشت و نه می‌توان آن را خرید. زمان تنها پدیده‌ای است که قابلیت بازیافت ندارد.

از اکثر مدیران سالن‌ها و آرایشگاه‌های فعال و حتی از آرایشگرانشان بارها این جمله را به‌عنوان یک مشاور شنیده‌ام که گفته‌اند: «اما وقت ندارم…»

یک روش بسیار ساده برای پیشرفت در کسب‌وکار و مدیریت زمان برای آرایشگرها و هر کس دیگری این است که به‌اندازه‌ی ارزشی که برای پول قائل هستند برای زمان نیز ارزش قائل باشند.

سؤال اصلی این است که چرا مدیریت زمان برای آرایشگرها نتایج متفاوتی دارد؟ برخی آرایشگران انگار که در یک ساعت می‌توانند کار دو ساعت را انجام دهند.

اگر برای هر روزتان 8 ساعت خواب در نظر بگیرید برای یک هفته 56 ساعت می‌شود و اگر روزانه 8 ساعت کار در نظر بگیرید (به غیر از روز تعطیل) 48 ساعت می‌شود و جمع این دو مورد عبارت است از 104 ساعت.

سؤال این است که 64 ساعتُ باقیمانده را چه‌کار می‌کنید؟

در این بازه‌ی زمانی کارهای متفاوتی می‌توانند وجود داشته باشند: کارهای شخصی، گردش، امور فرزندان، مهمانی، ورزش و…

اکنون به شما خواهم گفت که چطور از این زمان باقی‌مانده به بهترین نحو ممکن برای بهبود کسب‌وکارتان استفاده کنید.

برخلاف آنچه شاید انتظار داشته باشید در ابتدا قصد نداریم به شما بگوییم که در فلان وقت، فلان کارِ آرایشگاهتان را انجام دهید؛ بلکه می‌گوییم نقطه‌ی آغاز مدیریت زمان برای آرایشگران، استفاده‌ی صحیح از زمان استراحت آن‌ها است.

شما باید ذهن و جسمی آماده داشته باشید تا بتوانید در ساعات کاری، بالاترین میزان بهره‌وری را تجربه کنید؛ بنابراین از همین امروز و امشب به تنظیم زمان خواب، تغذیه و ورزش خود بپردازید.

این اولین درس برای مدیریت صحیح زمان کاریِ شما نیز هست.

همین الان پکیج قرارداد های سالن زیبایی را دریافت کنید

اکثر ما به زمان از زاویه‌ی مقدار و کمیت می‌نگریم در حالی که باید ابتدا کیفیت استفاده‌مان از زمان را در نظر داشته باشیم؛ پس اولین نکته، نحوه‌ی استفاده‌ی شما از ساعات غیر کاری‌تان در مسیر حفظ سلامتی و انرژیِ جسم و روحتان است.

باید بعد از ساعات استراحت از تعادل فیزیکی و احساسیِ برخوردار باشید و روزِ کاری‌تان را با تعادل کامل آغاز کنید در غیر این صورت نخواهید توانست از زمان کاریِ خود استفاده‌ی لازم را بکنید.

این نکته‌ای است که بسیار کم در آموزش‌های مدیریت زمان برای آرایشگران به آن اشاره می‌شود.

سعی کنید میزان ساعت کارِ مستقیم با مشتری (آرایش، اصلاح مو و هر نوع خدمات رسانیِ آرایشی و پیرایشیِ مستقیم به مشتری) را در هفته در حدود 28 ساعت محدود نگه دارید.

داشتن 28 ساعت ارتباط کاریِ مستقیم با مشتری در هفته، رقمی استاندارد برای حفظ تعادل فیزیکی و ذهنی آرایشگر است.

مطمئن هستیم که به نظر شما این مقدار بسیار کم خواهد آمد ولی توجه داشته باشید که منظور ما ساعاتی است که مستقیماً کار آرایشی یا پیرایشی انجام می‌دهید و نه کلِ ساعت حضورتان در آرایشگاه.

در یک جمع‌بندی کلی پیشنهاد می‌شود که حدود پنج ساعت کارِ مستقیم با مشتری را برای هر روز در نظر بگیرید؛ و این زمان‌بندی را در برنامه‌ی روزانه‌ی سالن زیبایی یا آرایشگاه خود و در رزرو نفرات لحاظ کنید.

برای بازاریابی و تبلیغ نیز باید ساعات خاصی را اختصاص دهید و به این ساعت‌ها پایبند بمانید.

موضوع مهم در مدیریت زمان برای آرایشگران ارائه و توزیع مناسب و مداوم خدمات فیزیکی و انجام کارهای بازاریابی است.

باید تعادلی مداوم بین تمام کارهایی که لازم است در آرایشگاه انجام شود ایجاد کنید در غیر این صورت و با جمع شدن برخی وظایف در آخر هفته یا اوقات دیگر، استفاده‌ی بهینه‌ی شما از زمان خدشه‌دار خواهد شد.

به‌عنوان مثال می‌توانید برای کارهایی که مستقیماً به مشتری مربوط نیستند با زمان‌بندیِ در پی آمده یا هر زمان‌بندیِ دیگری که برایتان مناسب‌تر باشد شروع کنید:

• از 09 تا 09:45 رسیدگی به تنظیم سفارش‌ها، رزروها و ساختار کلی کارهای آن روز
• از 09:45 تا 10:15 رسیدگی به صفحات شبکه‌های اجتماعی یا وب‌سایت آرایشگاه
• از 10:15 تا 10:45 رسیدگی به امور تبلیغات و بازاریابی.

دقت فرمایید که منظور ما از مدیریت زمان برای آرایشگران الزاماً رعایت همین ساعت‌های فوق نیست. می‌خواهیم بگوییم که باید کارهایتان را دسته‌بندی کرده و در ساعات مشخصی از روز همیشه و به‌طور مداوم آن‌ها را انجام بدهید.

موضوع مهم، اطلاع داشتن شما از این موضوع نیست بلکه مهم، اطلاع داشتن و عمل کردن به آن است.

این شگردِ مدیریت زمان برای آرایشگران که در همه‌ی کسب‌وکارها کاربرد دارد یکی از موارد بسیار مهم است.

هر یک از مدیران آرایشگاه‌ها و سالن‌های زیبایی، زمان و ترتیب کارهای روزانه‌ی خود را با طرز فکرِ متفاوتی به انجام می‌رساند.

موضوع این است که این تصمیم‌گیری در بیشتر مواقع خودبه‌خود بوده و بدون آگاهی و برنامه‌ریزیِ قبلی انجام می‌شود.

پیشنهاد ما به شما این است که در یک دفتر مخصوص، برای کارهای هر روز یا حداقل برای کارهای هر یک هفته جدولی با سه نوع دسته بندی رسم کنید:

• کارهای فوری: کارهای فوری کارهایی هستند که هر هفته باید در زمان خودشان انجام شوند و قابل مذاکره و تغییر نیستند زیرا انجام ندادن آن‌ها کسب‌وکار یا زندگی شخصی شما را با مشکل مواجه می‌کند؛ مانند پرداخت فاکتورها، پرداخت دستمزدها، سفارش وسایل لازم و…
• کارهای مهم: کارهای مهم مانند کارهای فوری هستند با این تفاوت که فوریت آن‌ها کم‌تر است و می‌توان آن‌ها را به زمانی دیگر نیز موکول کرد ولی حتماً باید انجام شوند.
• کارهای ترجیحی: کارهایی مانند رفتن به سالن ورزشی، بردن خودرو به کارواش، آب دادن به گلدان‌ها یا به باغچه. این کارها کارهایی هستند که انجام آن‌ها در اوقات فراغت، حالتان را بهتر می‌کند یا شما را بر سر ذوق می‌آورد.

هدف‌هایی که برای آرایشگاه خود تعیین می‌کنید؛ باید دارای ویژگی‌های در پی آمده باشند:

• مشخص بودن
• قابل سنجش بودن
• دست یافتنی
• واقع‌گرایانه بودن
• دارای زمان مشخص

می‌توانید در ابتدا تمام کارهای آرایشگاه و اهداف کوتاه‌مدت آن را در قالب برنامه‌های دو هفته‌ای تنظیم کنید و بخشی از این برنامه‌ها را که به کارکنانتان مربوط می‌شود در اختیار آن‌ها نیز بگذارید. این کار، بخشی از مدیریت زمان برای آرایشگران است.

نوشتن چنین برنامه‌ای، مدیریت زمان را آسان‌تر خواهد کرد و فواید بلندمدت آن بسیار زیاد خواهد بود.

در پایان دو هفته کارهایی که انجام شده است را در فهرست خودتان تیک بزنید و تمامی موارد را کنترل کنید.

می‌توانید یک دیوارِ تشویق با نصب یک پانل در قسمت داخلی کارکنان آرایشگاه به وجود بیاورید.

جوایز، پاداش‌ها یا حداقل، گرافیک‌هایی برای کارهای انجام شده، در آن دیوار فرضی نصب کنید.

هدف‌ها و ایده‌ها را برحسب شرایط آرایشگاه خود در ذهنتان بپرورانید و توسعه دهید.

از سوی دیگر، مدیریت زمان برای مدیران سالن‌ها گاهی از آن رو دشوار است که می‌گویند:

«هیچ‌کس نمی‌تواند کاری را که می‌خواهم به‌سرعت و دقتِ خودم انجام بدهد»

روش درست مدیریت زمان برای آرایشگران اقتضا می‌کند که این ذهنیت را تغییر دهیم.

آیا تاکنون یک بار امتحان کرده‌اید که انجام وظایف یا رسیدن به اهدافی را که فکر می‌کنید دیگران نمی‌توانند مثل شما انجام دهند؛ به‌طور برابر به تیم کاری‌تان در سالن بسپارید.

آیا هیچ فکر کرده‌اید که اگر بتوانید این کار را به‌درستی انجام دهید وضعیت شما در شش ماه آینده چقدر بهتر خواهد شد؟

اگر بتوانید تابلویی در قسمتی از آرایشگاه قرار داده و در پایان هر روزِ کاری با تصاویری ساده و جمله‌هایی کوتاه، کارهای کارکنان را در روز بعد به آن‌ها یادآوری کنید در استفاده‌ی بهینه از زمان موفق‌تر خواهید بود.

تأثیر یک تصویر، هزار برابر بیشتر از تأثیر یک متن نوشتاری است.

مدیریت زمان برای آرایشگران اقتضا می‌کند که آن‌ها تا حدی هم که شده اصول مذاکره و گفتگو را بلد باشند.

مدیریت زمان برای آرایشگران اقتضا می‌کند که آن‌ها قدرت «نه» گفتن در موقع مناسب و حتی در ابتدای مطرح شدن یک درخواست را داشته باشند؛ در غیر این صورت قادر به مدیریت زمان نخواهند شد.

دقت کنید که در دادن پاسخ منفی، مشتری را ناراحت نکنید.

به‌طور مثال می‌توانید از چنین جملاتی استفاده کنید:

«حقیقتش را بخواهید الآن وقتمان پر شده است، به همین دلیل با پوزش بسیار الآن نمی‌توانم در خدمتتان باشم چون در غیر این صورت مطمئناً نخواهم توانست وظیفه‌ام را در مورد شما خوب انجام دهم»

اکثر مشتریان با شنیدن چنین پاسخی به نظر شما احترام خواهند گذاشت و نخواهند رنجید.

شگرد دیگر برای پاسخ دادن به مشتریانی که در لحظه‌ی حال نمی‌توانید درخواستشان را قبول کنید این است که از آن‌ها بپرسید:

«آیا می‌توانم برای پاسخ به درخواستتان و اظهار نتیجه‌ی قطعی با شما تماس بگیرم؟»

این کار باعث می‌شود که مقداری زمان برای بررسی و یا هماهنگ کردن کارها به دست بیاورید و اگر امکان انجام تقاضای مشتری وجود داشت؛ آن مشتری را از دست نداده و دچار احساس پشیمانی نشوید.

واقعیت این است که ما در دنیایی پر از کانال‌های ارتباطی زندگی می‌کنیم.

کافی است فقط به گوشی همراه هر شخص اشاره کنیم.

تماس‌ها، پیامک‌ها، شبکه‌های اجتماعی، ایمیل‌ها؛ وب‌سایت‌ها و…

لازم است که برای کارهای مرتبط با ابزارهای ارتباطی از قبیل ارسال پست در شبکه‌های اجتماعی، پاسخ به ایمیل‌ها، خواندن متن‌های موردنظر، تماس‌های تلفنیِ خودتان و … در هر روز، وقت مشخص و میزان زمانِ تعیین شده‌ای اختصاص دهید و به این برنامه پایبند بمانید.

لیزا کانوی معتقد است نخستین آموزش برای متصدیان زیبایی و آرایش باید شامل مدیریت زمان برای آرایشگران باشد.

او می‌گوید شما به‌عنوان یک مدیر آرایشگاه یا آرایشگر به دو دلیل امکان دارد که وقت کم بیاورید:

• یا به‌اشتباه به مشتری پاسخ مثبت می‌دهید
• یا در سنجیدن میزان زمانِ مورد نیاز برای کاری که باید انجام دهید؛ دچار اشتباه می‌شوید.

برای اجتناب از چنین موقعیت‌های نامطلوبی این نکته‌ی کلیدی را به خاطر بسپارید: برای هر تایم و زمانِ قول داده شده از طرف شما می‌تواند مشکلی به وجود بیاید.

اگر بسیار پرمشغله هستید باید مدام ساعت را کنترل کنید. این کار برای خودش مهارتی است که می‌توانید در آن استاد شوید؛ هرچقدر زودتر، بهتر.

به‌طور کلی زمان ما زمان سرعت است آن هم به طرزی بی‌سابقه. همیشه باید راه‌های کار کردنِ سریع‌تر، بدون افت کیفیت را جویا باشیم در غیر این صورت عقب خواهیم ماند.

به‌طور مثال رسیدن به تُن رنگ آرایشی که در گذشته 30 تا 40 دقیقه وقت می‌بُرد اکنون در 10 دقیقه امکان پذیر است؛ یعنی درآمد 40 دقیقه در گذشته‌ی نه چندان دور را اکنون در صورتی که بلد باشیم می‌توانیم در 10 دقیقه به دست بیاوریم.

• برای انجام هر آرایش یا پیرایش، مدت زمان استانداردی در نظر بگیرید و آن را رعایت کنید
• هنگام آموزش به آرایشگران جدید نیز، هم برای مدتِ برنامه‌ی آموزشی و هم برای انجام هر کاری مدت زمان لازم آن را به آرایشگر تازه‌کارتان بیاموزید و بخواهید که موارد را رعایت کند؛

به‌طور مثال بگویید این کار نباید 15 دقیقه طول بکشد بلکه باید در چهار دقیقه انجام شود. به کارکنانتان بگویید که انتظار پیشرفت آن‌ها را دارید.

برای آن‌ها دقیقاً تعیین کنید که برای هر کارِ آرایشی یا پیرایشی الآن چقدر وقت باید صرف کنند و انتظار دارید در مدت مشخصی در آینده در چه مدتی همان کار را انجام دهند.

• طبق برخی تحقیقات متوجه شدیم که در سالن‌های آرایشی برای رنگ کردن مو با تُن رنگی خاص، بین 15 تا 45 دقیقه وقت برای کارکنان در نظر گرفته می‌شود.

سؤال این است که چرا این‌قدر زمان متفاوت برای یک کار واحد در سالن‌های زیبایی در نظر گرفته می‌شود؟!

نتیجه می‌گیریم یکی از کارهایی که امروز باید انجام دهید تخصیص زمان مشخص برای هر کار مشخص است.

در این مورد با سختگیری زیاد شروع نکنید و سعی کنید خود و کارکنانتان را کم‌کم به زمان قابل قبول و سپس حرفه‌ای نزدیک کنید.

• از خودتان بپرسید که در حال حاضر رزرواسیون و تعیین وقت را چگونه انجام می‌دهید و چه راه‌هایی دارید که رزرواسیون‌ها را در زمان کمتری انجام دهید؟

البته مدیریت زمان برای آرایشگران نباید باعث شود که مشتری از جانب شما حس عجله و بی‌توجهی کند

• زمان‌بندی شما باید واقع‌گرایانه و قابل تحقق باشد
• مدیریت زمان برای آرایشگران شامل جمع‌آوری وسایل کار و منظم بودن آن‌ها نیز می‌شود
• اگر برای هر مشتری یک پرونده تشکیل دهید و ویژگی‌های سفارش‌های آرایشی و پیرایشی او را در پرونده‌اش ثبت کنید؛ در رزروهای بعدیِ او، با یک نگاه به پرونده‌اش می‌توانید بفهمید که چه میزان زمان برای او صرف خواهید کرد و همین آگاهی باعث صرفه‌جوییِ 10 الی 15 دقیقه در هر مشتری برای شما و آرایشگرانتان خواهد شد؛ زیرا می‌توانید پیش از قدم گذاشتن آن مشتری به آرایشگاهتان، آماده شوید. از سوی دیگر همین کار باعث رضایت بیشتر مشتری خواهد شد و حتی شاید به همین خاطر، شما را به سایر آشنایانش نیز معرفی کند.

روش تکمیلیِ دیگر که پیشنهاد می‌کنیم حتماً از آن استفاده کنید مربوط به «قانون پارتو» (Pareto principle) یا همان قانون 80-20 است که طبق آن 80 درصد نتایج از 20 درصد کارها و رخدادها حاصل می‌شوند.

اگر دقت کنید در هر کاری 20 درصد از آن کار، 80 درصد از نتیجه‌ی آن را رقم می‌زند.

یا اگر بررسی کنید می‌بینید که 80 درصد از درآمد آرایشگاه شما از 20 درصد از مشتریانتان حاصل می‌شود.

در هر فعالیتی ابتدا تشخیص دهید که 20 درصد از کاری که می‌توانید با انجام آن 80 درصد از نتیجه‌ی آن را به دست بیاورید کدام قسمتِ کار است و انجام آن قسمت را در اولویت قرار دهید.

همچنین از نظر توجه و تبلیغات، بر روی آن 20 درصد از مشتریان که 80 درصدِ درآمد شما از آن‌ها است؛ متمرکز شوید.

نتیجه‌ی صرف زمان برای چنین مشتریانی، چندین برابر سود بیشتر برایتان به ارمغان خواهد آورد.