در مورد مقابله با ضررهای لغو رزرو آرایشگاه 11 روش وجود دارد که همگی تجربه‌شده هستند. در این مقاله‌ی کوتاه، این روش‌های استاندارد در مورد رزرو نوبت آرایشگاه را در اختیار شما خوبان می‌گذاریم. با مجموعه تحقیقاتی فرشته الوندی همراه باشید.
همین الان مشاوره سالن زیبایی دریافت کنید
برخی از این مقدمات عبارتند از :
روزهای عید سال 1398 نزدیک است و طبیعتاً آرایشگاه‌ها و سالن‌های زیبایی، پرازدحام‌ترین ایام خود را در یکی دو هفته‌ی آخر اسفندماه پیشِ رو دارند.
به‌عنوان یک مدیر سالن زیبایی یا آرایشگاه؛ یکی از موضوع‌هایی که در ایام شلوغ عید باید در مورد آن مدیریت دقیق‌تری داشته باشید، جلوگیری از ازدحام بیش‌ازحد و نامتناسبِ مشتریان و نیز برعکس آن، لغو رزرو آرایشگاه توسط برخی از مشتریان و درنتیجه از دست رفتن خدمات‌رسانی به تعدادی دیگر و یا ایجاد وقفه‌های زمانی در کار سالن زیبایی یا آرایشگاه است.
برخی آرایشگاه‌ها فاقد سیستم رزرو آرایشگاه هستند و فقط از روی تجربه و با توجه به تعداد کارکنانشان طوری رزرواسیون انجام می‌دهند که اگر یک یا دو مشتری در موعد مقرر غایب بودند بتوانند با مشتریان دیگر، خلأ حاصله را پر کنند اما این روش، بخصوص در مواقع شلوغیِ آرایشگاه‌ها جواب نمی‌دهد زیرا ضمن این‌که جزو ابتدایی‌ترین روش‌ها است؛ می‌تواند در صورت حضور همه‌ی مشتریان در ساعت مقرر، باعث ازدحام بیش‌ازحد در آرایشگاه و نیز نارضایتی برخی از مشتریان از انتظار طولانی شود و بر کیفیت و دقت کار آرایشگرانتان نیز تأثیر منفی بگذارد؛ پس بهتر است لااقل برای ایام پیش از عید نوروز (و سایر مواقعی که مشتریان زیادی به آرایشگاهتان مراجعه می‌کنند) برای جبران لغو رزرو آرایشگاه به راه‌کارهایی که در ادامه‌ی این مقاله توضیح خواهیم داد مجهز شوید.
به‌طورکلی، حداقل روش استانداردِ رزرو آرایشگاه این است که سیاست کاری‌تان در این مورد به‌صورت کتبی نوشته شده و در معرض دید مشتریان قرار بگیرد.
روش مکمل (در صورت امکان)، استفاده از اپ رزرو آرایشگاه یا سیستم اینترنتی رزرو آرایشگاه است که می‌توانید در آن‌ها با استفاده از ادبیاتی محترمانه و ملایم، شرایط و مقررات رزرو وقت آرایشگاه را به اطلاع کاربران اپ رزرو آرایشگاه و یا بازدیدکنندگانِ وب‌سایتتان برسانید.
شاید گاهی نیز بخواهید این کار را به‌طور مقطعی و در بازه‌های زمانی شلوغ انجام داده و بعد متن مذکور را حذف کنید؛ ولی اساتید فن تأکید می‌کنند که همواره سیاست مشخص و از پیش اعلام‌شده‌ای در مورد رزرواسیون داشته باشید.
در اینجا مواردی که باید برای مقابله با ضررهای احتمالی لغو رزرو آرایشگاه انجام دهید را بیان می‌کنیم. شما با توجه به موقعیت و شرایط آرایشگاه زنانه یا مردانه‌ی خود می‌توانید از همه یا برخی از این روش‌ها استفاده کنید:
1- شرایط مشخص رزرواسیون را نوشته و در آرایشگاه در معرض دید عموم بگذارید.
2-یک بیعانه یا پیش‌پرداخت برای رزرو آرایشگاهتان تعیین کنید.
3- شرایط ابطال رزرو آرایشگاه را به‌طور مشخص در یک کارت رزرو درج کرده و در اختیار مشتریانی که قصد رزرو نوبت آرایشگاه را دارند قرار دهید.
4- اگر دارای اپ رزرو آرایشگاه هستید؛ یک هشدار در مورد زمان رزرو آرایشگاه در اپلیکیشن مذکور قرار دهید
یک اپ رزرو آرایشگاه می‌تواند بسیار کارساز باشد و به شما و حتی به مشتری، گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و بسیاری از اطلاعات مفید دیگر را بدهد.
می‌توانید دستور طراحی اپلیکیشنی را بدهید که از طریق صفحه‌ی آرایشگاهتان در شبکه‌های اجتماعی، سفارش رزرو آرایشگاه بگیرد یا نوبت دهیِ متوالی و در فواصل خاص به مشتریان ارائه کند و یادآوری‌های زمانمند به مشتریانی که رزرو نوبت آرایشگاه دارند؛ انجام دهد.
همین الان پکیج قرارداد های سالن زیبایی را دریافت کنید
توضیح این نکته ضروری است که در ایران نیز علاوه بر امکان تهیه‌ی اپلیکیشن‌های خصوصی، برخی اپ‌های عمومیِ رزرو آرایشگاه وجود دارند که بسته به مناسب بودن یا نبودن و نیز با توجه به سیاستِ کاری خود شاید بتوانید در برخی موارد آن‌ها را نیز امتحان کرده و میزان کارایی‌شان را بسنجید.
5- گاه می‌توانید از متن‌هایی از پیش آماده‌شده که به‌طور خودکار از طریق ایمیل یا اس ام اس به آدرس یا شماره تلفن مشتری ارسال شده و نزدیک شدن تاریخ رزرو آرایشگاه را به مشتری اطلاع می‌دهند؛ استفاده کنید.
6- اصولاً توصیه می‌شود که تا حد امکان افرادی را که پس از رزرو آرایشگاه مراجعه نکرده‌اند از طریق تماس تلفنی پیگیری کنید چون گاهی برخی مشتریان واقعاً به خاطر گرفتاری‌های ناگهانی قادر به حضور در وقت تعیین‌شده‌ی قبلی نمی‌شوند؛ مثلاً شاید خانمی به خاطر بیماری کودکش یا مشکلی که در رابطه با نگهداری فرزندش برایش پیش بیاید؛ نتواند در وقت مقرر در آرایشگاه حضور یابد. درباره‌ی چنین مواردی باید از قبل یک تصمیم مشخص و ویژه داشته باشید و لازم است بدانید که در چنین موقعیت‌هایی چه رفتاری مناسب است تا همان‌طور رفتار کنید.
7- تمامی لغو رزرواسیونِ مربوط به یک مشتری را در پرونده‌ای مجزا یا یک فایل کامپیوتری ثبت کنید و علتش را اگر مشخص بود بنویسید؛ به‌این‌ترتیب بعد از مدتی به‌راحتی متوجه میزان لغوها و نیز مقصر بودن یا نبودن مشتریِ مذکور در آن مورد خواهید شد.
8- به کارکنان خود بسپارید که در مورد مشتریانی که سابقه‌ی لغو رزرو آرایشگاه دارند؛ هوشیارانه‌تر برخورد کرده و اگر آن مشتری، آدرس یا کانالی برای یادآوری یا تماس نداشت، اطلاعات تماس وی را دریافت کنند.
9- با فواصل زمانی مناسب، هشدارهایی در مورد شرایط لغو رزرو آرایشگاه به مشتریانتان بفرستید. در پیامتان توضیح دهید که عدم حضور به‌موقع در آرایشگاه موجب اخلال در کار و زندگی سایر مشتریان خواهد شد. این کار را با پیامی که دارای لحنی بسیار ملایم و مهربانانه باشد انجام دهید.
10- بدیهی است که باید خدمات رسانی به رزروهایی که مبلغ آن‌ها پرداخت شده را بر رزروهایی که مبلغ آن‌ها پرداخت نشده اولویت بدهید تا پرداخت مبلغ برای رزرو آرایشگاه در بین مشتریانتان جا بیفتد.
11- یکی از بهترین پیام‌هایی که می‌توان از طریق اس ام اس، اپ یا ایمیل برای مشتریانی که در قرارشان حاضر نشده‌اند و جوابی نیز نداده‌اند فرستاد، این پیام است: «دلمان برای شما تنگ شد.»
